Czym jest protokół inwentaryzacji kasy?

Inwentaryzacja kasy (nazywana także inwentaryzacją gotówki w kasie, a potocznie czasem inwentaryzacją fiskalną) to proces sprawdzania, ile gotówki faktycznie znajduje się w kasie firmy, i porównania tego ze stanem wynikającym z dokumentacji (np. raportów kasowych i ksiąg rachunkowych). Celem jest potwierdzenie zgodności stanu gotówki z ewidencją oraz wykrycie ewentualnych różnic. Wyniki takiego spisu z natury gotówki dokumentuje się w protokole inwentaryzacji kasy – oficjalnym dokumencie potwierdzającym przeprowadzenie kontroli kasy. Jeśli inwentaryzacja kasy wykaże różnice (niedobory lub nadwyżki), są one odnotowane w protokole, a następnie rozliczane przez firmę.

Kiedy przeprowadza się inwentaryzację kasy?

 

Inwentaryzacja kasy na koniec roku musi być przeprowadzona co najmniej raz w roku – na ostatni dzień każdego roku obrotowego (zazwyczaj 31 grudnia) – po zakończeniu sprzedaży w tym dniu należy przeliczyć gotówkę w kasie i sporządzić protokół potwierdzający wynik.
Oprócz obowiązkowej inwentaryzacji na koniec roku firmy mogą przeprowadzać dodatkowe inwentaryzacje kasy także w innych terminach. Zaleca się np. dokonywanie spisu gotówki przy każdej zmianie kasjera (inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza) oraz okresowo w trakcie roku (np. kwartalnie), aby wzmocnić nadzór nad obrotem gotówkowym.
 

Jak przeprowadzić inwentaryzację gotówki w kasie?

Procedura inwentaryzacji gotówki w kasie (czasem nazywanej inwentaryzacją kasy fiskalnej, gdy mowa o kasie rejestrującej) wymaga dokładności i przestrzegania kilku kroków:

  1. Powołanie komisji spisowej – Inwentaryzację przeprowadza komisja (np. pracownik działu księgowości i inny upoważniony pracownik) w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za kasę (kasjera).

  2. Przeliczenie gotówki – Komisja skrupulatnie przelicza całą gotówkę znajdującą się w kasie: banknoty, monety, ewentualnie waluty obce oraz inne wartości (np. czeki, bony).

  3. Porównanie z ewidencją – Policzona kwota gotówki porównywana jest z zapisami księgowymi (np. saldem kasy w księgach lub raportem kasowym z kasy fiskalnej). Na tej podstawie komisja stwierdza, czy występuje niedobór lub nadwyżka – różnica między stanem faktycznym a ewidencyjnym.

  4. Sporządzenie protokołu – Po przeliczeniu pieniędzy i porównaniu wyników komisja sporządza protokół inwentaryzacji kasy, odnotowując w nim stan gotówki, saldo z ewidencji oraz wysokość ewentualnego niedoboru lub nadwyżki.

Wszelkie stwierdzone podczas spisu różnice należy natychmiast wyjaśnić i rozliczyć (ująć je w księgach tego samego roku). Niedobory gotówki zwykle pokrywa kasjer lub księguje się je jako stratę, natomiast nadwyżki wpłaca się do kasy i ujmuje jako przychód.



Podsumowanie – najważniejsze informacje o inwentaryzacji kasy

Kwestia

Informacja

Co to jest inwentaryzacja kasy?

Spis z natury gotówki w kasie firmy – fizyczne policzenie pieniędzy i porównanie ich stanu z dokumentacją (raportami kasowymi, księgami) w celu potwierdzenia zgodności i wykrycia różnic.

Kiedy się ją przeprowadza?

Na ostatni dzień roku obrotowego (np. 31 grudnia) – obowiązkowo. Dodatkowo zalecana przy zmianie kasjera oraz okresowo w ciągu roku.

Co obejmuje spis z natury?

Wszystkie środki pieniężne w kasie: banknoty i monety (PLN oraz waluty obce) oraz inne wartości pieniężne (np. czeki, bony).

Jak przeprowadzić inwentaryzację?

Powołać komisję, dokładnie przeliczyć całą gotówkę, porównać wynik z dokumentacją kasową, a następnie sporządzić protokół z wynikami spisu.

Dokumentacja (protokół)

Wyniki inwentaryzacji dokumentuje protokół zawierający np. dane firmy, datę, skład komisji, podsumowanie gotówki, saldo, stwierdzone różnice i podpisy komisji.

FAQ