Jakie są najpopularniejsze metody zarządzania zapasami?

Istnieje wiele metod i strategii, które pomagają efektywnie zarządzać poziomami zapasów w przedsiębiorstwie. Wybór metody zarządzania zapasami zależy od specyfiki działalności – rodzaju asortymentu, skali sprzedaży, możliwości magazynowych oraz oczekiwań klientów. Poniżej omówiono kilka popularnych metod wykorzystywanych w handlu detalicznym. Dwie pierwsze dotyczą sposobu rotacji towaru, kolejne – strategii uzupełniania zapasów:

• FIFO (First In, First Out) – metoda „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”. Zakłada, że produkty, które trafiły do magazynu najwcześniej, są z niego wydawane (sprzedawane) jako pierwsze. FIFO jest rekomendowane zwłaszcza przy produktach spożywczych i innych o ograniczonej trwałości – pomaga zapobiegać przeterminowaniu towarów i stratom z tego tytułu.

• LIFO (Last In, First Out) – metoda „ostatnie weszło, pierwsze wyszło”. Jest odwrotnością FIFO – w tym systemie najnowszy towar schodzi z półki jako pierwszy. LIFO rzadziej stosuje się w handlu detalicznym (częściej bywa koncepcją księgową przy wycenie magazynu). Taka rotacja może mieć sens np. przy składowaniu materiałów w stosach (gdy praktycznie trudno wydobyć najstarszy towar od spodu). Trzeba jednak uważać – stosując LIFO łatwo doprowadzić do sytuacji, w której najstarsze zapasy zalegają i ulegają przeterminowaniu.

• Metoda punktu zamawiania (system (s,Q)) – nazywana też modelem poziomu minimalnego. Polega na ciągłym monitorowaniu poziomu zapasów i złożeniu zamówienia w momencie, gdy zapas spada do ustalonego punktu zamawiania (poziomu krytycznego). Wielkość dostawy najczęściej jest stała (np. określona partia towaru, często obliczona jako optymalna ekonomiczna wielkość zamówienia). Metoda punktu zamawiania zapewnia szybkie uzupełnienie braków dokładnie wtedy, gdy jest to potrzebne, jednak wymaga stałego śledzenia stanów magazynowych.

• Metoda stałego poziomu zapasu (system (S,T)) – zwana także metodą stałego cyklu uzupełnień lub metodą „dopełniania do pełna”. W tej strategii ustala się docelowy poziom zapasu (S) dla każdego produktu oraz stały interwał czasu T, co jaki czas następuje przegląd zapasów i zamówienie. Po upływie każdego okresu T dokonuje się uzupełnienia – zamawia się taką ilość towaru, aby dopełnić stan magazynowy do poziomu S. Przykładowo, sklep może przyjąć, że co tydzień (T = 7 dni) sprawdza stany i zamawia brakujące produkty do z góry określonego poziomu. Ta metoda jest prostsza, bo nie wymaga ciągłego monitorowania – zamówienia składa się okresowo – jednak może powodować okresowe nadwyżki lub niedobory (w zależności od tego, czy popyt w okresie był mniejszy czy większy od przewidywań).

Poniżej przedstawiono zestawienie wymienionych metod zarządzania zapasami, ich charakterystyk oraz głównych zalet i ograniczeń.

Nawet znając powyższe metody i zasady, w praktyce łatwo popełnić błędy w zarządzaniu zapasami. Oto typowe błędy, których warto się wystrzegać, prowadząc sklep detaliczny:

• Nadmierne zatowarowanie (za duże zapasy) – kupowanie więcej towaru, niż faktycznie potrzeba. Prowadzi to do zamrożenia kapitału w towarze, który zalega na półkach lub w magazynie. Nadmierne zapasy generują dodatkowe koszty magazynowania i ryzyko strat (np. zniszczenia, przeterminowania).
  

• Zbyt niskie stany (braki towaru) – utrzymywanie zapasów na zbyt niskim poziomie. Skutkiem mogą być częste braki towaru, opóźnienia w realizacji zamówień i niezadowolenie klientów odchodzących z pustymi rękami. Taka sytuacja często wynika z braku prognozowania popytu lub prób nadmiernego cięcia kosztów magazynu kosztem dostępności.
  

• Brak kontroli rotacji i dat ważności – niewdrażanie zasady FIFO przy produktach, które tego wymagają (np. żywność, kosmetyki), co skutkuje tym, że starsze partie towaru zalegają aż stracą ważność. Równie niebezpieczne jest ignorowanie terminów przydatności – produkty przeterminowane na półce to strata finansowa i ryzyko wizerunkowe.
  

• Nieaktualne dane o stanie magazynu – poleganie na pamięci lub szacunkach zamiast na rzetelnej ewidencji. Brak systemu do śledzenia stanów lub nieregularne inwentaryzacje powodują, że przedsiębiorca nie wie dokładnie, ile ma towaru. Może to prowadzić do błędnych decyzji zakupowych (zamawianie czegoś, co zalega w magazynie, albo niezamawianie towaru, który się wyprzedał).
  

• Zakupy „na wyczucie” bez analizy – podejmowanie decyzji o zamówieniach bez analizy danych sprzedaży i trendów. Przykładowo, kierowanie się wyłącznie atrakcyjną ceną hurtową i kupowanie dużej partii, mimo że dany produkt sprzedaje się wolno. Brak analizy ABC (podziału asortymentu na grupy według istotności dla obrotu) sprawia, że zasoby angażowane są w mniej rentowne produkty kosztem tych kluczowych dla biznesu.

Świadomość powyższych błędów to pierwszy krok do ich unikania. Wiele z nich można wyeliminować, wprowadzając dobre praktyki i używając odpowiednich narzędzi wspierających zarządzanie zapasami.

Skuteczne zarządzanie zapasami nie musi oznaczać skomplikowanych analiz – nawet w małym sklepie można wdrożyć proste praktyki, które przynoszą dużą poprawę. Oto kilka praktycznych wskazówek dla właścicieli niewielkich sklepów detalicznych:

• Wykorzystaj proste narzędzia ewidencji – na początek wystarczy nawet arkusz kalkulacyjny lub prosty program magazynowy. Ważne, byś na bieżąco zapisywał dostawy i sprzedaż. Aktualne dane pozwolą Ci wiedzieć, co się sprzedaje, a co zalega. Z czasem rozważ inwestycję w bardziej zaawansowany system POS/WMS z kontrolą stanów, zwłaszcza gdy asortyment rośnie.
  
  

• Ustal minimalne stany i punkty zamawiania – dla każdego istotnego produktu określ minimalny poziom, przy którym musisz złożyć nowe zamówienie. Weź pod uwagę czas realizacji dostawy od dostawcy. Np. jeśli sprzedaż danego produktu to ok. 5 sztuk tygodniowo, a dostawa trwa 2 tygodnie, to punkt zamawiania powinien wynosić co najmniej 10 sztuk (plus ewentualny zapas bezpieczeństwa). Dzięki temu unikniesz braków na półce.
  
  

• Stosuj zasadę FIFO tam, gdzie to konieczne – szczególnie w sklepach spożywczych, drogeriach czy aptekach zadbaj, aby towar na półkach był rotowany. Dokładaj nowo przyjęte produkty z tyłu półki, a te z dłuższym stażem wysuwaj do przodu. Przeszkol personel, by zwracał uwagę na daty ważności. Prosta rotacja asortymentu znacznie zmniejszy straty towaru.
  
  

• Analizuj sprzedaż i klasyfikuj asortyment – regularnie przeglądaj, co się sprzedaje najlepiej, a co najgorzej. Wykorzystaj zasadę 80/20 (analiza ABC): być może 20% produktów generuje 80% obrotu – to one powinny mieć najwyższy priorytet przy uzupełnianiu i większy zapas bezpieczeństwa. Z kolei produkty słabo rotujące zamawiaj ostrożnie, w mniejszych partiach. Taka analiza uchroni Cię przed przeinwestowaniem w niechodliwy towar.
  
  

• Współpracuj z dostawcami – porozmawiaj z dostawcami o możliwościach usprawnienia dostaw. Być może da się zamawiać częściej mniejsze partie zamiast rzadko duże dostawy. Krótsze cykle dostaw umożliwiają utrzymanie niższych stanów magazynowych bez ryzyka braków. Upewnij się też, że masz alternatywę na wypadek opóźnień – np. awaryjnego dostawcę niektórych towarów.
  
  

• Planuj zatowarowanie pod kątem sezonowości – jeśli prowadzisz sklep, w którym występują sezony (np. sprzedaż zabawek przed świętami, sprzętu sportowego przed wakacjami), przygotuj plan z wyprzedzeniem. Zwiększaj zapasy towarów sezonowych przed spodziewanym szczytem popytu, ale też zaplanuj wyprzedaże posezonowe, aby nie zostać z nadmiarem.

Powyższe działania pomogą zoptymalizować zarządzanie zapasami w małym sklepie. Dzięki nim zwiększysz szansę, że zawsze będziesz mieć na półce to, czego szuka klient, a jednocześnie nie zamrozisz zbyt dużej gotówki w towarze.