Czym jest zapas zabezpieczający?

Zapas zabezpieczający to dodatkowa ilość produktów trzymana na magazynie na wypadek nieprzewidzianych okoliczności. Mówiąc prościej, jest to nadwyżka towaru, która chroni przed brakami asortymentu spowodowanymi np. nagłym wzrostem popytu lub opóźnieniem dostawy od dostawcy. Jeśli popyt na produkt niespodziewanie wzrośnie ponad prognozy albo dostawca nie dowiezie towaru na czas, zapas zabezpieczający pozwala nadal obsługiwać klientów bez przerw. Terminy zapas zabezpieczający i zapas bezpieczeństwa oznaczają to samo – są używane zamiennie.

W praktyce zapas zabezpieczający nie jest przeznaczony do regularnej sprzedaży. Stanowi rezerwę, którą uruchamia się dopiero, gdy bieżące zapasy się wyczerpują szybciej niż planowano. Gdy poziom magazynowy spada do poziomu zapasu zabezpieczającego, jest to sygnał, że należy złożyć nowe zamówienie u dostawcy (tzw. punkt zamawiania). Celem utrzymywania takiego bufora jest zapewnienie ciągłości sprzedaży i obsługi klienta mimo zmiennych warunków.

Utrzymywanie zapasu zabezpieczającego pełni kilka ważnych funkcji w firmie handlowej:

• Ochrona przed brakami towaru: Główną rolą jest zapobieganie sytuacjom, w których zabraknie produktu na półce. Zapas bezpieczeństwa to swoiste „ubezpieczenie” przed wyprzedaniem całego asortymentu.
  
  

• Ciągłość sprzedaży i obsługi klienta: Dzięki dodatkowemu zapasowi możemy utrzymać ciągłość sprzedaży, nawet jeśli popyt nagle wzrośnie lub dostawa się opóźni. Klienci dostaną towar od ręki, co poprawia ich zadowolenie i lojalność.
  
  

• Bufor dla wahań popytu i dostaw: Zapas zabezpieczający wyrównuje wahania – zarówno po stronie popytu (sezonowe lub losowe skoki sprzedaży), jak i po stronie podaży (opóźnienia, problemy logistyczne). Działa jak poduszka amortyzująca nieprzewidziane zdarzenia.
  
  

• Zarządzanie ryzykiem: Utrzymując bufor, minimalizujemy ryzyko strat spowodowanych przestojami. Brak towaru to utracona sprzedaż i potencjalnie utracony klient. Zapas zabezpieczający zmniejsza prawdopodobieństwo takiego zdarzenia.

Warto zauważyć, że choć zapas zabezpieczający chroni przed ryzykiem, wiąże się też z kosztami (zamrożenie kapitału w towarze, koszty magazynowania). Dlatego istotne jest znalezienie optymalnego poziomu – zbyt duży zapas to dodatkowe koszty, a zbyt mały to ryzyko braków. Poniżej opisujemy, kiedy szczególnie warto stosować ten zapas.

Nie każde przedsiębiorstwo potrzebuje dużego bufora zapasów – zależy to od przewidywalności popytu i niezawodności dostaw. Zapas zabezpieczający warto stosować, gdy mamy do czynienia z następującymi sytuacjami:

• Sezonowość sprzedaży. Jeśli popyt na produkt podlega sezonowym wahaniom (np. ozdoby świąteczne, sprzęt plażowy latem), trudno idealnie przewidzieć, o ile sprzedaż wzrośnie. Dodatkowy zapas przed szczytem sezonu zabezpieczy sklep, gdy popyt okaże się większy od prognoz.
  
  

• Opóźnienia dostaw. Gdy dostawcy nie zawsze dostarczają towar punktualnie lub istnieje ryzyko zakłóceń (np. opóźnienia transportowe, problemy celne, strajki), warto mieć bufor. Opóźnienia w dostawie mogą spowodować luki na półkach, jeśli nie będzie zapasu bezpieczeństwa na ten czas.
  
  

• Wahania popytu. W branży retail popyt bywa zmienny – np. viralowa popularność produktu, niespodziewana akcja marketingowa konkurencji, zmiany trendów. Nagłe skoki popytu są trudne do przewidzenia, więc zapas zabezpieczający chroni przed skutkami takich skoków.
  
  

• Niepewne prognozy lub nowe produkty. Gdy wprowadzamy nowy produkt lub działamy na zmiennym rynku, prognozy sprzedaży mogą być mało dokładne. Dodatkowy zapas ograniczy ryzyko pomyłki w estymacji popytu. Również przy towarach sprzedawanych nieregularnie (tzw. slow-moving items) warto mieć niewielki bufor na wypadek pojedynczych większych zamówień.

Podsumowując, w każdej sytuacji, gdzie istnieje ryzyko odchyleń od planu, zapas zabezpieczający jest zalecany. Im większa niepewność co do popytu lub terminowości dostaw, tym większy powinien być bufor bezpieczeństwa. W stabilnych warunkach (stały popyt, pewni dostawcy) zapas zabezpieczający może być minimalny, ale całkowity brak bufora zawsze niesie ryzyko.

Skoro wiemy, kiedy jest potrzebny, pojawia się pytanie jak wyliczyć zapas bezpieczeństwa, aby nie był ani za duży, ani za mały. Istnieje wiele metod szacowania optymalnego poziomu zapasu zabezpieczającego, od prostych wzorów po zaawansowane modele statystyczne. Dla większości małych i średnich firm handlowych najbardziej praktyczny jest prosty wzór oparty na danych historycznych sprzedaży i dostaw.

Najczęściej stosowany wzór na zapas zabezpieczający wygląda następująco:

Zapas bezpieczeństwa = (maksymalne dzienne zużycie × maksymalny czas dostawy) – (średnie dzienne zużycie × średni czas dostawy)

W powyższym wzorze:

• Średnie dzienne zużycie (sprzedaż) to przeciętna liczba sztuk produktu sprzedawana w ciągu dnia.
  
  

• Średni czas dostawy to typowy czas oczekiwania na uzupełnienie towaru (np. średnia liczba dni od zamówienia u dostawcy do dostarczenia towaru).
  
  

• Maksymalne dzienne zużycie to największa liczba sztuk sprzedana w ciągu jednego dnia (np. podczas szczytu popytu).
  
  

• Maksymalny czas dostawy to najdłuższy zanotowany (lub prognozowany) czas dostawy tego towaru, uwzględniający ewentualne opóźnienia.

Ten prosty wzór na zapas zabezpieczający bazuje więc na różnicy między skrajnym (najgorszym) scenariuszem a typowym scenariuszem. Wynik daje przybliżoną liczbę jednostek, którą warto trzymać jako bufor. Warto pamiętać, że metoda ta nie uwzględnia np. trendów ani sezonowości wprost – zakłada, że średnie i maksymalne wartości odzwierciedlają możliwy zakres zmian. Mimo swoich ograniczeń, wzór ten jest łatwy do zastosowania i często używany w praktyce.

Przykład (detaliczny): Załóżmy, że prowadzisz sklep, w którym średnia dzienna sprzedaż produktu X wynosi 100 sztuk, a zwykle dostawa towaru od hurtownika trwa 5 dni. Oznacza to, że planowo w ciągu typowego 5-dniowego cyklu dostawy sprzedasz około 5 × 100 = 500 sztuk (to jest zapas potrzebny na pokrycie regularnego popytu). Jednak zdarza się, że popyt skacze – maksymalna dzienna sprzedaż tego produktu wyniosła 150 sztuk w szczytowym dniu. Zdarzały się też opóźnienia dostaw – zamiast 5 dni, raz dostawa zajęła 8 dni. Obliczmy zatem zapas bezpieczeństwa:

• Maksymalne zużycie w okresie dostawy: 150 szt. × 8 dni = 1200 sztuk
  
  

• Średnie zużycie w okresie dostawy: 100 szt. × 5 dni = 500 sztuk
  

Zapas zabezpieczający = 1200 – 500 = 700 sztuk.

Otrzymujemy wynik 700 sztuk – tyle produktu X powinniśmy dodatkowo mieć w magazynie jako bufor. Taki zapas zabezpieczający pozwoli pokryć ewentualny nadprogramowy popyt (ponad średnią) w razie dłuższego oczekiwania na kolejną dostawę. Oczywiście w praktyce można dostosować tę wartość w zależności od akceptowalnego ryzyka. Jeśli 700 sztuk wydaje się zbyt dużym zamrożeniem kapitału, przedsiębiorca może zdecydować się na nieco mniejszy bufor, godząc się na minimalne ryzyko braków. Ważne, aby regularnie weryfikować dane (sprzedaż i czasy dostaw) i korygować obliczenia – rynek się zmienia, więc zapas bezpieczeństwa również powinien być aktualizowany.

Poniżej podsumowujemy najważniejsze informacje na temat zapasu zabezpieczającego w formie tabeli.