Jak poradzić sobie z brakiem pracowników w gastronomii? Poznaj 4 proste sposoby.

Niestety w rzeczywistości właściciele restauracji borykają się z niemałym problemem, jakim jest brak pracowników. Podpowiadam 4 proste sposoby na to, jak poradzić sobie z tym wyzwaniem.

Skalę problemu odczułem osobiście. Wybrałem się ostatnio na kolację z najbliższymi podczas Restaurant Week do miejsca, które posiada szacunkowo kilkadziesiąt stolików. Wydarzenie charakteryzuje się standardowym menu, budowanym tak, by maksymalnie uprościć serwis, bo napływ gości jest spory.

Już na wejściu musieliśmy poczekać na zaprowadzenie do stolika, mimo że przed nami nie było kolejki. Później było tylko gorzej. Nie mówię o jakości dań – bo były smaczne. Mam na myśli obsługę w restauracji. Problemem była jej niedostateczna ilość oraz sposób organizacji pracy. Napoje otrzymaliśmy po godzinie siedzenia przy stoliku i po tym jak zjedliśmy przystawkę. Kelnerki musiały pokonywać spore odległości w związku z przyjmowaniem zamówień (których i tak było mniej, bo menu było znane wcześniej), a później kolejne dziesiątki metrów w związku z serwisem dań. Można powiedzieć – taka rzeczywistość – jest ruch to trzeba się uwijać.

Najprostszym sposobem byłoby zatrudnić więcej pracowników. Jednak ich na rynku pracy nie ma, a jeśli są to ich oczekiwania finansowe często przyprawiają właścicieli o zawrót głowy.

Jak poradzić sobie zatem z takim problemem? Poniżej 4 sposoby na niedostatki kadrowe lub optymalizację sposobu pracy personelu, który jest już zatrudniony.

Przede wszystkim trzeba się zatrzymać, spojrzeć z dystansu, zastanowić się, co można robić lepiej i wprowadzić zmiany, które uproszczą i usprawnią pracę.

Przez długi czas mojej kariery zawodowej zajmowałem się optymalizacją procesów biznesowych w firmach oraz we własnym biznesie gastronomicznym, którego jestem współwłaścicielem i łatwo dostrzegam pewne zależności ze świata produkcyjnego, usługowego i gastronomicznego. W biznesie i usługach jest Lean Manufacturing (kiedy wytwarzamy) lub Lean Management (usługi i zarządzanie), w zasadzie to zbiór pewnych zasad, które mają tożsame narzędzia, ale stosowane są w różnych miejscach. O jednym z nich warto powiedzieć szczególnie – jest to zasada 5S, która ma na celu standaryzację stanowiska pracy i utrzymywanie go w należytym porządku. W świecie gastronomii nazywamy to mis en place. Istnieje nawet takie powiedzenie wśród szefów kuchni – pokaż mi swój mis en place, a ja powiem Ci jak dobry jesteś.

Bez perfekcyjnego przygotowania sekcji i stanowisk pracy, przy brakach kadrowych, nikt nie będzie w stanie prowadzić sprawnego serwisu. Poniżej najważniejsze 3 zasady, od których warto zacząć.

1. Najpierw trzeba dokonać selekcji narzędzi i naczyń. Z dużą pewnością część z nich okaże się niepotrzebna na danym stanowisku pracy.

2. Następnie należy to miejsce posprzątać i na nowo ustawić potrzebne narzędzia, tak aby były maksymalnie ergonomicznie rozmieszczone.

3. Ważne też, by dobrze przygotować się do serwisu. Pokroić wcześniej główne surowce, przygotować część dań, które są serwowane zimne i przechowywać w lodówkach, podobnie z deserami, których nie trzeba tworzyć na bieżąco (w przeciwieństwie np. do lava cake).

Dokładnie to samo dotyczy obsługi kelnerskiej. Istnieje przynajmniej kilka sposobów, dzięki którym możemy poprawić ergonomię pracy i eliminować marnotrawstwa w pracy. Po pierwsze są to przyborniki kelnerskie w wielu miejscach w restauracji o dużej powierzchni. Dzięki temu minimalizujemy liczbę kroków i tras, które musi pokonać kelner/ka.

Dlaczego to takie ważne? Skracamy czas, który jest potrzebny na realizację różnych czynności oraz zmniejszamy zmęczenie pracowników. Obsługa kelnerska w ciągu dnia pracy pokonuje sporą liczbę kilometrów, a każdy kolejny przebyty dodatkowo powoduje zmęczenie. To z kolei zwiększa ryzyko błędu, pomyłki czy kontuzji i dłuższego wyłączenia z pracy. Należy zrobić wszystko, co jest w naszej mocy, aby takim sytuacjom zapobiegać.

Przyjrzyjmy się także temu, jak wygląda serwis dań.

Odwołam się do mojej wizyty w restauracji, którą opisywałem wyżej. Pani, która obsługiwała nasz stolik zabierała ze sobą dwa talerze na raz – ma dwie ręce, więc to dość logiczne. Pech chciał, że nas przy stoliku była trójka, więc musiała robić dwa kursy. Od wydawki do naszego stolika było około 40 metrów. Tylko dlatego, że nie była w stanie zabrać ze sobą trzech talerzy, podczas serwisu pokonała dodatkowe 240 metrów. Do jednego stolika! Skąd się to wzięło? Ano bardzo prosta sprawa: po pierwsze dodatkowy kurs z przystawką 80 metrów – 40 do wydawki i 40 z powrotem do stolika. Tak samo z daniami głównymi i deserami. Pani obsługiwała mniej więcej 10-15 stolików, restauracja była przygotowana tego dnia na 3 nakrycia stolików. Dla uproszczenia weźmy, że było to 10 stolików.

Jeśliby wyposażyć tę Panią w okrągłą tacę podgumowaną z obu stron (to ważne z punktu widzenia rozkładu masy i stabilności przenoszenia dań) to Pani pokonałaby co najmniej 7,2 km mniej jednego dnia pracy, słownie: siedem i dwie dziesiąte KILOMETRA. Przyjmując, że porusza się z prędkością 4 km/h zyskujemy ponad 1,5 h pracy na jeden etat! I to nie jest wszystko co zyskujemy. Zyskujemy również komfort pracy, mniejsze zmęczenie, mniej pomyłek, zadowolenie pracowników (kluczowe w tym czasie) i zyskujemy w oczach gości restauracji, bo wszyscy dostają dania w jednym czasie.

Na koniec tego przykładu odwołam się do bardzo miłych dla mnie wspomnień z pewnej hiszpańskiej restauracji. Uczestniczyłem w biznesowym lanczu w restauracji, w której kelnerzy mieli w jednej ręce ogromną tacę, która była oparta o ramię (na jednej mieściło się 8 dań), a w drugiej przynosili tray jack (mały stoliczek w formie krzyżaka), na którym stawiali tacę i z niej już podawali potrawy do stołu. Wówczas pierwszy raz spotkałem się z takim sposobem serwisu. Efektywność takiego działania, w przypadku dużego stolika, jest nie do zastąpienia.

W podobny sposób możemy usprawnić odbieranie naczyń po konsumpcji. Taca bardzo to ułatwi, a dodatkowe miejsca na brudne naczynia, np. niewielkie wózki, zlokalizowane w pobliżu pomocników kelnerskich, zmniejszą przebiegi na zmywalnię.

W zależności od tego jak wygląda sytuacja kadrowa w lokalu, można również spróbować zastępowania funkcji.

W przypadku braku obsługi kelnerskiej dobrą praktyką jest serwowanie potraw do stolików przez kucharzy. Tym sposobem rozładowujemy „korki” na wydawce, sprytnie wykorzystujemy zasoby, a dodatkowo zyskujemy w oczach klientów, kiedy danie podaje im np. sam szef kuchni. Warunek jest taki, że muszą posiadać czyste ubranie do przebrania. Należy unikać sytuacji, w której goście restauracji widzą kucharza w brudnym fartuchu czy bluzie kucharskiej. Podobne podejście możemy zastosować w przypadku kierowców, którzy są zatrudnieni do dowozów, a także barmanów. Jeśli aktualnie nie ma potrzeby jeżdżenia z dostawami lub przygotowywania zamówienia, osoby te mogą wspomóc obsługę kelnerską.

Kiedy mówimy o przyśpieszeniu pracy, minimalizowaniu pomyłek i zmniejszaniu przebiegu kelnerów, a co za tym idzie ¬- wzroście wydajności pracy, warto pamiętać również o POSach i ich gigantycznych możliwościach.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której kelner, wyposażony w tablet, obsługuje gości przy stoliku, a chwilę później na kuchni i barze drukuje się bon. Dzięki temu znacznie redukujemy czas i energię potrzebne do przekazania zamówienia. Jeśli takiego pracownika wyposażymy również w smartwatcha to możemy również wysyłać do niego powiadomienie, kiedy zamówienia są gotowe do odbioru. Kolejne zaoszczędzone minuty, które można spożytkować na dodatkowe czynności.

Jako przykład posłużyła tutaj duża restauracja, jednak te same prawidła działają w przypadku mniejszych lokali. Brak ich stosowania, zwłaszcza w lokalach z ogródkami, spowoduje jeszcze gorsze skutki. W dzisiejszych czasach optymalne wykorzystanie zasobów to jeden z kluczowych aspektów funkcjonowania restauracji. Żyjemy w czasach, kiedy dostępność pracowników stanowi wąskie gardło w branży, dlatego efektywność i sprawność zarządzania restauracją będą w istotny sposób wpływały na sukces danego biznesu. Informacje o innych rozwiązaniach wspierających Twój biznes znajdziesz tutaj.

Autor: Maciej Możejko

Razem z Makro pomagam rozwijać biznesy restauratorów. Zajmuję się wsparciem i doradztwem w organizacji restauracji niemalże w każdym aspekcie jej działania. Serdecznie zapraszam do tego, aby zapoznać się z ofertą naszych usług i referencjami naszych oraz do umówienia się na bezpłatne konsultacje pod adresem ekspercibiznesowi@makro.pl.